Obowiązkowy KSeF a e-commerce – co warto wiedzieć o e-fakturach
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dla sklepu internetowego oznacza konieczność uporządkowania obiegu dokumentów, uprawnień i współpracy z księgowością. Sam plik PDF wysłany klientowi nie jest tym samym co faktura ustrukturyzowana w KSeF.
Chcesz dowiedzieć się, jak działa Krajowy System e-Faktur, kogo dotyczy obowiązek i dlaczego warto przygotować swój sklep internetowy na te zmiany już teraz? Sprawdź nasz poradnik.
KSeF – co to jest i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, został stworzony przez Ministerstwo Finansów i umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej.
Faktury w KSeF różnią się od dotychczasowych faktur elektronicznych w PDF – są przygotowane w specjalnej strukturze XML zgodnej ze schemą FA(3). Dzięki temu mogą być automatycznie odczytywane przez systemy księgowe oraz organy podatkowe.
Dla e-commerce oznacza to:
- szybsze i bezpieczniejsze rozliczenia
- mniejsze ryzyko błędów w VAT
- pełną automatyzację procesu fakturowania nawet przy dużej liczbie transakcji online
Dla transakcji objętych KSeF system jest kanałem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Sposób udostępnienia wizualizacji i obsługi dokumentów poza KSeF zależy od odbiorcy, trybu wystawienia i ustawowych wyjątków.
KSeF – od kiedy obowiązkowy i dla kogo?
System działa od 1 stycznia 2022 roku w trybie dobrowolnym, ale od 2026 roku staje się obowiązkowy.
Terminy wyglądają następująco:
- 1 lutego 2026 – etap obowiązkowego wystawiania dla podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł
- 1 kwietnia 2026 – obowiązek wystawiania faktur przez KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, w tym sklepów internetowych
- 1 stycznia 2027 – zakończenie przejściowej możliwości wystawiania faktur poza KSeF przy spełnieniu warunków limitu 10 000 zł brutto sprzedaży dokumentowanej takimi fakturami miesięcznie
Samo zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe z VAT nie wyłącza obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Wyłączenia dotyczą określonych ustawowo podatników i czynności, w tym szczególnych procedur. Trzeba odróżnić faktury dla przedsiębiorców od sprzedaży konsumenckiej i sprawdzić sytuację danej transakcji w oficjalnych zasadach Ministerstwa Finansów.
Jak przystąpić do KSeF?
Przygotowanie dostępu do systemu obejmuje:
- rejestracja w KSeF i założenie konta
- nadanie uprawnień użytkownikom
- logowanie do systemu przy użyciu certyfikatów lub danych autoryzacyjnych
- wystawianie i odbieranie faktur bezpośrednio w KSeF
Przed uruchomieniem automatycznej obsługi faktur warto przeprowadzić testy na aktualnym środowisku udostępnionym przez Ministerstwo Finansów i uzgodnić obieg dokumentów z księgowością.
Korzyści z KSeF dla sklepów internetowych
Dzięki integracji z KSeF, właściciele sklepów online zyskują:
- brak konieczności przechowywania papierowych dokumentów – wszystkie faktury są archiwizowane w systemie Ministerstwa Finansów
- szybsze księgowanie i mniejsze ryzyko błędów
- automatyzację fakturowania w przypadku dużej liczby zamówień
- łatwiejsze raportowanie podatkowe i zgodność z przepisami
- wygodny dostęp do faktur w razie kontroli skarbowej.
KSeF i platforma sStore – gotowe rozwiązania dla e-commerce
Dzięki platformie sStore (na SKLEPYWWW.PL) możesz zaplanować obsługę faktur przez integrację z odpowiednio skonfigurowanym systemem fakturowania.
Nasza platforma sStore:
- umożliwia łatwą integrację modułów fakturowania z KSeF – dzięki integracji z Fakturowania.pl
- umożliwia przekazywanie danych do zintegrowanego systemu; wysyłka do KSeF zależy od jego konfiguracji, uprawnień i trybu obsługi
- oszczędza czas, eliminując ręczne wprowadzanie danych
- pomaga uporządkować przekazywanie danych do systemu fakturowania, przy prawidłowej konfiguracji oraz kontroli dokumentów
Podsumowanie
KSeF wymaga przygotowania uprawnień, poprawnych danych i uzgodnionego obiegu dokumentów. Integracja może ograniczyć ręczne czynności, ale wymaga testów oraz kontroli statusu faktur.
W sklepie sStore sprawdź zakres integracji z używanym programem fakturowania, obsługę korekt i błędów oraz dostępność potrzebnych funkcji w swoim pakiecie.
Zobacz również ten film:
Zakres obowiązku i wyjątki: oficjalne informacje Ministerstwa Finansów o KSeF.
